與會人數太多怎麼辦？

來源：《家族企業》雜誌

（微信公眾號ID:jiazuqiyezazhi）

作者：安·蘇格

從議程到發言順序，領導人通常會細心規劃會議。但有件事常被忽略，那就是出席名單。有時候，發起人或許覺得直接邀請整個團隊會比較輕鬆，因為既能確保該參與的人都出席，也能避免冒犯其他人。但這可能會造成嚴重的問題：無法做出貢獻的人可能會感到不滿，其他人的參與方式可能不合適，還有一些人可能覺得你在浪費他們的時間。當你發現自己判斷錯誤，會議室擠了太多員工，會發生什麼事？以下是一些挽救的方法：

依與會人數調整會議一種方式是遵循「8-18-1800」指導原則，這個原則建議，可以根據會議目的，來安排適當的出席人數（或者，如果你已經邀請了太多人，就反過來做）。根據這套做法，如果你開會是為了嘗試解決問題或做決策，就不該邀請超過八個人出席；如果要進行一場有效的腦力激蕩會議，參與人數最多18人。

當人數是好幾倍——高達1800人左右，適合請他們聆聽資訊分享或近況更新。

因此，如果你原本想召開決策會議，但與會人數太多，不妨重新設定集會目的，轉而針對那個議題的一個尚未解決的部分，請大家進行腦力激蕩。調整你的會議目的，能幫助你挽救這次集會。

把與會人員分成小組另一項管理人數過多會議的方法，是把會議室里的人員分組，這對在公司外部舉行的會議與腦力激蕩特別有效。例如，在我最近主導的一場科技公司外部會議中，CHO與我發現，現場人數太多，無法深入討論與辯論，於是，我們依桌次快速幫現場的人分組，組成人數較少的多個小組。會議尾聲，每個小組都要提名一位成員，以更有組織、更有效率的方式，向全體人員報告他們的進展。

視實際情況而定，這項策略也適用於培養領導力的小型活動。一位與我合作過的高階主管，將人數太多的群體分成一些小組之後，說明他希望每個小組在二十分鐘內，針對公司面臨的一個特定問題，提出至少一項可行的解決方案，但他沒有明確指示，各小組該如何組織與管理自己的小組。這些剛成立的團隊必須找出有效合作的方式。這項活動激發出新構想，同時也是深刻的學習經驗。

如果你事後慢慢剖析各小組提出的不同做法，能產生更有用的見解。

縮短（或取消）會議企業界有開不完的會，因此很少有人會介意開會時間比預期短。所以，縮短時間是另一項管理與會人數過多的方法。對我指導的某家公司的CHO來說，情況的確就是如此。當她發現自己的項目啟動會議有太多人參加，就把會議從一小時縮減到三十分鐘，而且她發現仍能傳達所有重點。

如果考慮過上述各種不同做法之後，你仍然擔心會議會浪費時間，而且出於辦公室政治因素，讓你不邀請某些同事又會很尷尬，你也許可以考慮乾脆取消會議。之後你總是可以再重新召開人數較少、較容易管理的會議。當然，只有在來得及取消會議時，這麼做才行得通，以免對特地趕來開會的同事造成困擾；此外，你若是經常取消會議，聲譽必然會受損。所以，盡量少用這項策略。

（作者是高階主管教練和演講人，哈佛商學院高階主管課程的高階主管教練，也曾擔任麻省理工學院（MIT）客座講師。）

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