如何打造理想靈動空間，激發辦公活力？

隨著員工對辦公體驗的重視度提升，以及生產方式的改變，創造一個考慮員工體驗的工作環境，使之成為提升員工工作效率、實現最佳工作的工具和技術，早已成為許多企業關注的焦點。

對於行政來說，這一命題的難度越來越高：如何創造出「別人家的理想辦公環境」？想要高效完成裝修該避開哪些坑……

我們反覆探討相關問題，是希望從各個角度找到豐富的解決思路，為你提供參考。

6月5日，中海地產共享辦公品牌OFFICEZIP打造的「趣辦公節」隆重啟幕，知行與眾多行政人共同赴會。為了共同探討激活靈動辦公活力的方式，本次活動特別設計，於現場招募「空間試驗員」，進行參觀和體驗。

同時邀請來中海OFFICEZIP、艾迪爾總設計師張曉亮、58集團行政基建高級總監成小飛、領築智造KA事業部總監羅凌捷等嘉賓分別從靈動空間打造的各個環節——創新理念、設計思路、項目推進、公裝服務標準等角度分享了他們的經驗和思路。

*空間試驗員在OFFICEZIP體驗

01

把「趣工作」玩到極致

作為新興的共享辦公品牌，OFFICEZIP面對的問題和行政一樣，如何創造一個理想辦公環境來滿足「用戶」需求，從而吸引他們？

不同的是，OFFICEZIP依託於背後中海地產多年根植於商業辦公的背景，對用戶需求的把控輕車熟路。

活動現場，段煒分享了他們打造OFFICEZIP的理念和心得：

好的空間引領的是生活方式

OFFICEZIP認為80、90後員工，玩既是工作態度也是生活態度，所以將玩做的極致，讓人們不是「去」工作，是「趣」工作;

在OFFICEZIP既有遊戲室，也有化妝間、睡眠艙、健身房、瑜伽室......通過不同的辦公場景，增加員工體驗度，提升企業創造力，發揮協作力，提高工作效率。

高頻需求便捷化，低頻需求可實現化

為了讓員工專心工作，OFFICEZIP提供了極盡全面的服務，滿足各種團隊拎包即享的需求。

同時在各種需求上進行深挖，譬如在列印室的配置上，除了配置齊全的列印設備，還配置了超級電腦裝有各類專業軟體，方便需要時可用。

按需而制

OFFICEZIP還會根據地域特色和客戶需求來進行定製和改造，譬如中海財富中心位於金融街，面對眾多銀行客戶，其共享會議室的設計、OF COFFEE都圍繞著客戶特點而設。

*空間試驗員在OFFICEZIP體驗

「空間不光是打造人與辦公的溝通，更多是打造人與人的溝通，建立起一個全方位、多立體的辦公生態，讓用戶享受到一種更為貼心的服務」。

02

讓設計豐富企業文化內涵

好的理念和想法終究需要通過設計落筆到實際，那麼什麼樣的設計能夠提升企業品質，改變面貌，賦能企業生產力？

艾迪爾總設計師張曉亮通過一些實際案例的講解分享了自己的經驗。

一個好的辦公空間少不了設計方和行政人員、公司密切溝通，充分細緻地了解需求，防止影響方案後續的落地性。

空間漂亮而無用，那麼設計對企業來說是無效的，好的設計需要觀感和使用效果兼具。

一個企業的辦公設計，除了環境設計，能否更深層次挖掘內涵和文化也很重要。

當設計真正將企業文化內涵從詞語轉變為立體化互動空間時，它將直接影響員工和客戶對品牌的認知，自然會脫穎而出。

03

避開項目推進中的「攔路虎」

有了設計，行政緊接著面對的是需要對設計進行順利落地。

關於這一問題，一年平均需要完成一百多項改建和新造辦公室的58集團行政基建高級總監成小飛，有著豐富的發言權。

他認為對於行政來說空間打造並不是一個過程，它應該被定義為一個項目，行政擔當得是推進項目的角色，那麼為了順利推進，行政需要避開的坑很多。

選址階段。

事實上，行政接到需求的第一個任務應該是選址，選址決定了後期裝飾的尺度，可謂至關重要。58在豐富的項目經驗基礎上總結出了十四條選址規章，其中成小飛建議行政重點關注高峰時段的垂直交通承載量，同時注意和物業公司多溝通了解。

設計階段。

在下設計需求前行政先收集和總結現有環境的痛點需求，並加入行政的產品意識，將構思和想法反饋給設計方，可以有效提高效率。

招標比價和項目報批階段。

這一部分的注意項包括四大類：

a、合理的預算如何把控：對預算把控不準時，可藉助施工、設計方合作夥伴，獲取反向建議。

b、需求應明確：否則任何招標動作的來回調整變化都會拖延時間。

c、對政策的了解：從去年開始，全國各地的項目消防報批普遍受到政策變化影響，建議行政最好直接去住建部進行了解，避免因此而影響工程進步。

*把握報建的五個審批節點

d、選擇合適的合作夥伴：讓專業的人去做專業的事，也是高效提升質量和效率的好方法。

施工階段。

建議將設計、施工、消防各個合作團隊的時間點整理成時間進度表進行有效的時間把控。

關鍵節點最好能藉助第三方來協助行政，直至順利完成交付。

入住籌備階段。

為了讓項目得到用戶的最終認同，行政還需要提前做更多的工作，並主動出示結果，可有助於打消員工對新環境的疑慮。

從一個項目角度來說，到這裡行政才算真正完成了工作。

04

用標準化和數據化為行政高效服務

如果說「預算」是行政在做空間打造的緊箍咒，那麼「高效完成」也是行政逃不脫的那個圈。

領築智造KA事業部總監羅凌捷帶來了他們的解決方案。

通過標準化和數據化來擺脫傳統空間設計、裝修極度依賴於人的現狀。

他們通過將辦公場景拆解成134個場景，進行SKU分解，3000種SKU，多種組合，通過模塊化降維，實現空間設計的工程化和可執行化。並以AI設計輔助人工設計，僅需要3個小時，即可完成傳統公裝7-10天的工作量。

同時，從供應鏈源頭集中SKU，加大集采，更多去掉中間環節，大幅降低成本。

基於標準化和數據化，實現信息化管理，所有流程線上化，完成產業鏈的重構。以互聯網的方式升級公裝服務，提升效率和節省成本。

行政的職能價值在新時代發生了巨大的改變，

為了讓辦公場所創造最佳辦公體驗，

需要跟上創新趨勢，懂得溝通，

跟進政策，運用科技.....

專業的行政探索之路或將永無停止。

下一次再會!

-END-

中海財富中心金融街 OFFICEZIP

項目實景圖

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