80％的成功源自20％的努力：管理時間的15條高效法則（二）

訣八、

谷歌、蘋果、維珍的會議縮減法

如何制定高效的會議議程?

1.在開會之前向與會者尋求關於會議議程方面的意見，以避免突然出現的新的議題，使會議偏離最初的目標明確。

2.明確指出會議目的。

3.明確指出誰是會議主持人。

4.確認所有受邀參會人員，參會人員越少越好。

5.儘可能列出會議的議題，以便讓參會人員做出決定。

6.將每個議程安排的預估時間標註在議程後，以便參會者掌握會議進度。

谷歌風投合伙人傑克?納普提倡在會議期間使用一個機械鐘進行倒計時。瑪麗莎?梅耶爾在谷歌任職期間的開會時，將牆上投影出一個巨大的倒計時器。

史蒂夫?喬布斯也因為長時間的一邊散步一邊開會而為員工詬病。

理查德?布蘭森最喜歡站著開會和散步開會，他認為這樣能更快做決定。

領導層的前進速度決定了企業的發展速度，每日的碰頭小會就是你和團隊成員快速碰頭的會議，每天同一時間，不超過15分鐘，每日的碰頭小會一旦確立，會減少許多時間較長的一次性會議，和電話、郵件等。

每日的碰頭小會應包括：

事件——過去24小時內重要內容。特別是和其他團隊成員有關的方面。

數字——檢查日常指標，無論是銷售、轉換率或是小部件生產。

問題——亟待解決的難度，需要消除的繁文縟節，或其他需要解答的問題。

最重要的是每日碰頭小會一定要保持著15分鐘。任何不能立刻解決的要先跳過。

秘訣九、

學會拒絕所有不支持你實現近期目標的事情

我每天會收到10-20條信息，有的想和我通個電話或見一面，有的想讓我為他們提供意見，我對此感到受寵若驚，但我們必須對自己的時間保持警醒。

做任何事都會有代價的。有句話叫「小心遠處的大象」，一件小事在真的發生時都會變成大事。

一位狄金森學院的女士邀請我去為學生做一次講座，在我答應之後，他們一個月後又發了郵件與我確認，我的日曆上顯示剛好有空，我再次答應了他們，而當日期臨近時，他們又提出要採訪我，這意味著我需要提前幾個小時到。

演講前一周，一位教授又邀請我在他的課堂上參與相關問題的演講，這樣我需要一早就抵達。意想不到的是，我女兒的校園話劇也安排在同一天，而另外的一家電視新聞節目也希望這一天直播時對我進行採訪。

雖然這是一個極端的例子，但每一次YES就意味著你要對其他事說NO。

因此，我們要學會拒絕，更要允許自己拒絕，不要內疚，不要在意別人的想法。

在這裡，我為大家提供7種拒絕別人的簡單方法：

1.我手上有項工作截止日期馬上就到了，在此之前我不參加任何新會議。

2.很不巧，這個時間我都安排滿了，我只接受付費電話和會議，感謝理解。

3.我非常樂意聯繫您，但您看我的日程安排，在下個月**日下午2點15之前我都有安排。

4.我下次接受電話諮詢的時間是美國東部時間下周四凌晨兩點到2點15，您看這個時間可以嗎？

5.我覺得我不是最合適的人選，我可以把你推薦給這件事的專家，您可以同他聊一聊。

6.正常工作時間裡我沒有辦法參加其他會議或打電話，但是在行程中或晚上可以查收郵件，我們通過郵件溝通可以嗎？

7.通常來講，第一次通話，我只安排15分鐘，如果你有興趣方便草擬一份要討論的議題發給我嗎？

秘訣十、80/20思維模式

有一個關於投入與產出的不平衡著名法則：80%的成功源自20%的努力。

因此我們要形成一種思維模式，去分辨出帶給你超額回報的少數事情。因此需要我們：

尋找捷徑。

把最重要的事情做到極致，其他的差不多就可以了，或者直接不做。

發展自己的技能，使自己做幾個目標領域出類拔萃，不要試圖掌握一切。

要知道，你可以通過確定對你來說最重要的20%的目標和工作來減少工作量，減輕壓力，提升幸福感。

秘訣十一、

善於委託，把時間花在

你的專長和能發揮熱情的事情上

鮑勃曾經是某棟大樓里最會編程的人，他每天9點上班，5點下班前會給老闆一份當天的工作總結。

而他在9點到11：30之間，他只是在瀏覽網站和Youtube，一行代碼也不會寫，下午也是這樣。

一次偶然，公司注意到了來自中國的伺服器異常訪問，無意間發現了鮑勃的完美計劃——他僅花自己四分之一的工資僱傭了一位中國的程序員幫他完美地完成了工作。

我們每個人也可以對自己的任務進行分析：

放棄：我可以放下什麼工作，什麼事情我可以完全不做？

分派：哪些工作我可以分派給下屬，哪些工作可以外包出去？

重新設計：哪些工作需要我換種節省時間的方式繼續做？

我們也可以把上一周的工作任務或參加的會議列一個表，然後按以下幾個步驟進行思考：

「這個任務對我或公司來說有多重要，如果我完全不做會怎樣？」

「我是做這項工作的唯一人選嗎，公司內外哪些人可以完成這項工作？」

「這個結果怎樣能更快實現？如果我只有一半時間，這項工作怎麼完成？」

這三個問題，可以幫助你判斷哪些工作價值低，應該可以放棄、分派、重新設計。

秘訣十二、

每周的每一天都設定主題，

幫你提升生產力

推特聯合創始人傑克?多西，每天要工作十六小時，他解釋自己高效的工作秘訣是規定每天的主題。

周一：專註於管理和運營，召開會議把管理工作逐一完成。

周二：主要關注產品。

周三：關注市場營銷、溝通交流和發展。

周四：關注開發商和合作夥伴。

周五：關注企業文化及人員招聘。

周六：休息，去遠足。

周日：自我反省，處理反饋，制定策略，為新的一周工作做準備。

期間傑克?多西也一直被打斷，但他可以快速處理這些干擾，一定處理和今天的主題相關的事情。

著名的企業家培訓師丹?沙利文建議，至少要確定3種不同類型的主題。

專註日：關注最主要的活動，銷售、創收、儘力做到最好。

緩衝日：協調和溝通，及時回復郵件、電話、舉行內部活動，分配任務，完成培訓和教育活動。

自由日：不安排工作，留出時間度假、放鬆或做慈善，恢復精力的時間。

此外，我還會把每周最後一個周五作為我預定午餐或赴咖啡之約的日子，我會在一個中午與不同客人分別見面，集中處理「我可以和你一起喝杯咖啡嗎」的請求。

另外在休假時，我會在結束後，安排一天作為緩衝期，不事前安排工作，只是用來跟上工作進度，給同事發給郵件或站著開個會。

秘訣十三、

如果完成一件事不會超過五分鐘，

就立刻去做

非常成功的人士會對遇到的事情立即採取行動，「凡事只做一次」的心態非常重要，也會使事情變得簡單。

秘訣十四、

利用清晨一小時提升一整天的精氣神

通過我的調查，高效能成功人士的共性有下面5個：

大部分人都習慣早上6點或更早時間起床；

通過飲用大量的水來補充身體水分；

健康早餐（例如水果、燕麥片、綠色混合飲料、蛋白質、低碳水混合物）；

運動；

很多人冥想、記日誌或晨讀。

《魔法早晨》的作家哈爾?埃爾羅德認為，擁有魔法早餐的前提是 每天起床後把所有時間都貢獻給個人發展， 這樣你才能具備必要的能力，把想像中的極致人生變為現實，讓它比自己認為的可能時間更快到來。

將這一點當成每天要遵守的紀律就很重要了。

大多數人為了取得成就會把精力集中在「做」更多上，但魔法早晨則聚焦在做更多「改變」上，你會變得事半功倍。

他發明了一套「S.A.V.E.R.」系統：

S 代表沉默Silence（平和、感恩、冥想、祈禱）；

A 代表肯定Affirmation（目標、優先事項）；

V 代表形象化Visualization（把目標或理想傷害清楚呈現在心裡）；

E 代表運動Exercise；

R 代表閱讀Reading（自我提升）；

S 代表書寫Scribing（日誌）。

秘訣十五、

精力和注意力決定生產力，

而不是時間

將你的精力最大化，而不是增加工作時間。

《寫作：更快、更好》的作者莫妮卡?里奧內爾分析自己寫作速度從每小時600字到3500字的經驗時提到，她每寫作25分鐘就休息五分鐘，效率提高了50%。

由於手腕和手指的不適，她從鍵盤打字換成了口述。這使得她寫作字數又提高了33%。

從鍵盤解放出來後，她開始邊散步邊口述小說，最終她的寫作字數提高25了%。

生產率最高的人往往休息得更好，番茄鍾時間管理法也蘊含了這種理念，計時25分鐘，集中精力進行一項工作，之後起身走動休息5分鐘，補充水分，並循環重複這個過程。

最能提高整體精力水平的方法當然是保持身體健康，因此，我們需要：

足夠的睡眠；

儘可能少飲酒；

儘可能少攝取咖啡因，尤其在白天快結束時；

多吃天然健康的食品，少吃加工食品；

體重保持著健康範圍內；

多喝水；

每天堅持運動（20分鐘快走就可以）。

《高效15法則》中還著重介紹了20個管理實踐和提高生產率的方法，附送時間管理的109條至理名言。

時間、精力管理是追求美好生活的每一個人的必經之路，在找到自己獨特的管理之道之前，不妨來看看這些出色的人士是如何做的。

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